Un mecanismo, tres nombres
En Nagano, «conveniencia» (convenance), «módulos de evaluación configurables» y «Nagano Modules» designan el mismo mecanismo. Según la institución o el equipo, se usa uno u otro término, pero siempre se trata de la misma parte de la plataforma.
- Conveniencia
- Módulos de evaluación configurables
- Nagano Modules
Este mecanismo permite:
- crear distintos tipos de evaluación;
- configurar cada uno según las necesidades del servicio concernido;
- determinar cuándo se activa una evaluación;
- asignarla a las personas adecuadas;
- documentar el análisis;
- emitir y conservar una decisión;
- activar otras evaluaciones cuando sea necesario.
La conveniencia no se reduce, por tanto, a una verificación de factibilidad ni a una simple validación administrativa: es el marco en el que una institución organiza las evaluaciones institucionales que necesitan sus proyectos.
¿Qué es un módulo de evaluación?
Un módulo de evaluación corresponde a un tipo de evaluación que la propia institución configura. Cada tipo tiene sus responsables, su formulario de evaluación, sus reglas de activación y su forma de emitir una decisión, de manera independiente.
Algunos tipos de evaluación configurados en instituciones
- Contrato
- Presupuesto / finanzas
- Competencias
- Farmacia
- Imagen médica
- Recursos de enfermería / clínicos
- Conveniencia final
Los activadores
Una evaluación no tiene por qué añadirse a todos los proyectos. Nagano puede activar la evaluación adecuada en el momento en que el contexto del proyecto lo requiere, y no en una única etapa predeterminada. Puede activarse en distintos momentos del recorrido, de forma automática o manual, en particular:
- Al crear un proyecto
- Algunas evaluaciones se inician en cuanto se abre el expediente.
- En una etapa concreta del proceso
- Un cambio de etapa o de estado del proceso hace necesaria la evaluación.
- Por una oficina
- Una oficina inicia la evaluación.
- Al presentar un formulario
- La presentación de un formulario determinado inicia las evaluaciones asociadas a él.
- Al guardar una respuesta
- Guardar una respuesta inicia una o varias evaluaciones.
- Al presentar o finalizar una evaluación
- Una evaluación presentada o finalizada activa una o varias otras.
- Según una respuesta o una decisión
- El contenido de una respuesta, en un formulario o un formulario de evaluación, o la decisión tomada en una evaluación hace necesaria otra evaluación.
- Manualmente
- Una persona autorizada añade la evaluación cuando la situación lo requiere, aunque ninguna regla la hubiera previsto.
También pueden configurarse otros eventos según el proceso: esta lista no es exhaustiva, y pueden combinarse varios activadores.
Proyecto, formulario o evaluación: de dónde parten las evaluaciones
Sea cual sea el activador, una evaluación se deriva de un proyecto, de un formulario o de otra evaluación, y cada uno de estos elementos puede iniciar una o varias evaluaciones.
- Proyecto evaluación(es) El propio proyecto: al crearse, en una etapa de su proceso o por una incorporación manual.
- Formulario evaluación(es) Un formulario presentado, o una de las respuestas que contiene.
- Evaluación evaluación(es) Una evaluación presentada o finalizada, una respuesta en su formulario de evaluación o la decisión tomada.
Una evaluación puede a su vez activar una o varias otras evaluaciones:
- Evaluación
- Evaluación
- Evaluación
- …
No existe una secuencia única ni un número fijo de evaluaciones: las evaluaciones pueden activarse unas a otras según las reglas del proceso, lo que permite construir recorridos de evaluación complejos y adaptables.
El ciclo estándar
Cada evaluación sigue un ciclo sencillo, que la institución ajusta a sus necesidades.
- 1. Activación
- 2. Asignación
- 3. Evaluación
- 4. Decisión
- Uno o varios evaluadores
- Según el tipo, la evaluación se confía a una sola persona o a varias.
- Un responsable de decisión distinto
- La decisión puede corresponder a una persona distinta de la que hizo el análisis.
- Reasignación
- Una evaluación puede cambiar de manos en el camino sin perder el trabajo ya realizado.
- Plazos
- Cada tipo de evaluación puede tener sus propios plazos.
- Recordatorios
- Los recordatorios ayudan a las personas asignadas a respetar esos plazos.
- Formularios de evaluación
- El análisis se documenta en un formulario adaptado al tipo de evaluación.
- Decisión
- La decisión se registra, se comunica y se conserva con el expediente.
- Trazabilidad
- Las fechas, las personas y los intercambios quedan asociados a la evaluación.
Formularios de evaluación y preguntas vigiladas
Un formulario de evaluación es un formulario personalizado destinado al evaluador. Reúne las preguntas propias de su análisis y puede retomar información ya proporcionada por el equipo de investigación, para no volver a pedirla.
Los procesos avanzados
Cuando una evaluación requiere algo más que una simple secuencia asignación–evaluación–decisión, puede convertirse en un proceso compuesto por varias etapas.
- Etapas personalizadas
- El proceso se divide en etapas que reflejan el trabajo real del equipo.
- Obligatorias u opcionales
- Algunas etapas deben realizarse; otras pueden omitirse.
- Ciclos
- Las secuencias de etapas pueden repetirse tantas veces como sea necesario.
- Progreso
- La etapa en curso y el avance del proceso permanecen visibles.
- Pausa
- El proceso puede pausarse cuando la situación lo exige.
- Historial
- Se conservan las fechas y los responsables de cada etapa.
- Comentarios
- Los intercambios se registran en la etapa a la que se refieren.
- Archivos asociados
- Los documentos útiles quedan adjuntos a la etapa correspondiente.
Este funcionamiento avanzado está confirmado actualmente para las evaluaciones de proyectos.
¿Qué ocurre si cambia una respuesta?
Una evaluación puede haber sido activada por una respuesta. Si esa respuesta cambia, Nagano vuelve a examinar la coherencia del vínculo entre la respuesta y la evaluación que había iniciado.
No hay una regla única: lo que sigue depende de la situación, por ejemplo del estado del proyecto, del trabajo ya realizado en la evaluación o de que exista otro motivo para mantenerla. Según el caso, la evaluación puede mantenerse, cancelarse o retirarse.
Una evaluación ya asignada no se borra: se cancela, y su historial permanece en el expediente.
Los roles
Un mismo proceso se presenta de forma distinta según la persona que participa en él.
- Gestor
- Configura los tipos de evaluación y sigue el conjunto de las evaluaciones, sus asignaciones y sus plazos.
- Evaluador
- Recibe las evaluaciones que se le asignan, consulta la información pertinente y completa su formulario.
- Responsable de decisión
- Dispone del análisis y de la información necesaria para emitir y documentar una decisión.
- Equipo de investigación
- Presenta su proyecto una vez y sigue el estado de las evaluaciones que le conciernen.
Con o sin ética
Los Nagano Modules no dependen de un comité de ética de la investigación. Se utilizan con o sin proceso de evaluación ética, para todo tipo de proyectos.
- Con proceso ético
- Sin proceso ético
- Investigación fundamental
- Innovación
- Distintos tipos de proyectos
- Proyectos multicéntricos