Un mécanisme, trois noms
Dans Nagano, « convenance », « modules d'évaluation configurables » et « Nagano Modules » désignent le même mécanisme. Selon l'établissement ou l'équipe, on emploie l'un ou l'autre de ces termes, mais il s'agit toujours de la même partie de la plateforme.
- Convenance
- Modules d'évaluation configurables
- Nagano Modules
Ce mécanisme permet :
- de créer différents types d'évaluation;
- de configurer chacun selon les besoins du service concerné;
- de déterminer quand une évaluation est déclenchée;
- de l'assigner aux bonnes personnes;
- de documenter l'analyse;
- de rendre et de conserver une décision;
- de déclencher, au besoin, d'autres évaluations.
La convenance ne se résume donc ni à une vérification de faisabilité ni à une simple validation administrative : c'est le cadre dans lequel un établissement organise les évaluations institutionnelles dont ses projets ont besoin.
Qu'est-ce qu'un module d'évaluation?
Un module d'évaluation correspond à un type d'évaluation que l'établissement configure lui-même. Chaque type a ses responsables, sa grille, ses règles de déclenchement et sa façon de rendre une décision, indépendamment des autres.
Quelques types d'évaluation configurés dans des établissements
- Contrat
- Budget / finances
- Compétences
- Pharmacie
- Imagerie
- Ressources infirmières / cliniques
- Convenance finale
Les déclencheurs
Une évaluation n'a pas à être ajoutée à tous les projets. Nagano peut déclencher la bonne évaluation au moment où le contexte du projet l'exige, plutôt qu'à une étape unique et prédéterminée. Elle peut être déclenchée à différents moments du parcours, automatiquement ou manuellement, notamment :
- À la création d'un projet
- Certaines évaluations sont amorcées dès l'ouverture du dossier.
- À une étape précise du processus
- Un changement d'étape ou d'état du processus rend l'évaluation nécessaire.
- Par un bureau
- Un bureau amorce l'évaluation.
- Au dépôt d'un formulaire
- Le dépôt d'un formulaire donné amorce les évaluations qui lui sont associées.
- À l'enregistrement d'une réponse
- L'enregistrement d'une réponse amorce une ou plusieurs évaluations.
- Au dépôt ou à la complétion d'une évaluation
- Une évaluation déposée ou complétée en déclenche une ou plusieurs autres.
- Selon une réponse ou une décision
- Le contenu d'une réponse, dans un formulaire ou une grille, ou la décision rendue dans une évaluation rend une autre évaluation nécessaire.
- Manuellement
- Une personne autorisée ajoute l'évaluation lorsque la situation le demande, même si aucune règle ne l'avait prévue.
D'autres événements peuvent aussi être configurés selon le processus : cette liste n'est pas exhaustive, et plusieurs déclencheurs peuvent être combinés.
Projet, formulaire ou évaluation : d'où partent les évaluations
Quel que soit le déclencheur, une évaluation découle d'un projet, d'un formulaire ou d'une autre évaluation, et chacun de ces éléments peut en amorcer une ou plusieurs.
- Projet évaluation(s) Le projet lui-même : à sa création, à une étape de son processus ou par un ajout manuel.
- Formulaire évaluation(s) Un formulaire déposé, ou l'une des réponses qu'il contient.
- Évaluation évaluation(s) Une évaluation déposée ou complétée, une réponse dans sa grille ou la décision rendue.
Une évaluation peut elle-même déclencher une ou plusieurs autres évaluations :
- Évaluation
- Évaluation
- Évaluation
- …
Il n'existe pas de séquence unique ni de nombre fixe d'évaluations : les évaluations peuvent se déclencher les unes les autres selon les règles du processus, ce qui permet de construire des parcours d'évaluation complexes et adaptatifs.
Le cycle standard
Chaque évaluation suit un cycle simple, que l'établissement ajuste à ses besoins.
- 1. Déclenchement
- 2. Assignation
- 3. Évaluation
- 4. Décision
- Un ou plusieurs évaluateurs
- Selon le type, l'évaluation est confiée à une seule personne ou à plusieurs.
- Un décideur distinct
- La décision peut revenir à une autre personne que celle qui a fait l'analyse.
- Réassignation
- Une évaluation peut changer de mains en cours de route, sans perdre le travail déjà fait.
- Délais
- Chaque type d'évaluation peut avoir ses propres échéances.
- Rappels
- Des rappels aident les personnes assignées à respecter ces échéances.
- Grilles
- L'analyse est documentée dans une grille adaptée au type d'évaluation.
- Décision
- La décision est enregistrée, communiquée et conservée avec le dossier.
- Traçabilité
- Les dates, les personnes et les échanges restent associés à l'évaluation.
Grilles et questions surveillées
Une grille d'évaluation est un formulaire personnalisé, destiné à l'évaluateur. Elle rassemble les questions propres à son analyse et peut reprendre des informations déjà fournies par l'équipe de recherche, pour éviter de les redemander.
Les processus avancés
Lorsqu'une évaluation demande davantage qu'une simple séquence assignation–évaluation–décision, elle peut devenir un processus composé de plusieurs étapes.
- Étapes personnalisées
- Le processus est découpé en étapes qui reflètent le travail réel de l'équipe.
- Obligatoires ou facultatives
- Certaines étapes doivent être réalisées, d'autres peuvent être sautées.
- Cycles
- Des séquences d'étapes peuvent être reprises autant de fois que nécessaire.
- Progression
- L'étape en cours et l'avancement du processus restent visibles.
- Suspension
- Le processus peut être mis en pause lorsque la situation l'exige.
- Historique
- Les dates et les responsables de chaque étape sont conservés.
- Commentaires
- Les échanges sont consignés à l'étape à laquelle ils se rapportent.
- Fichiers associés
- Les documents utiles restent joints à l'étape concernée.
Ce fonctionnement avancé est actuellement confirmé pour les évaluations de projets.
Que se passe-t-il si une réponse change?
Une évaluation peut avoir été déclenchée par une réponse. Si cette réponse change, Nagano réévalue la cohérence du lien entre la réponse et l'évaluation qu'elle avait amorcée.
Il n'y a pas de règle unique : la suite dépend de la situation, par exemple de l'état du projet, du travail déjà réalisé sur l'évaluation ou de l'existence d'une autre raison de la maintenir. Selon le cas, l'évaluation peut être maintenue, annulée ou retirée.
Une évaluation déjà assignée n'est pas effacée : elle est annulée, et son historique reste dans le dossier.
Les rôles
Le même processus se présente différemment selon la personne qui y participe.
- Gestionnaire
- Configure les types d'évaluation et suit l'ensemble des évaluations, leurs assignations et leurs échéances.
- Évaluateur
- Reçoit les évaluations qui lui sont assignées, consulte les informations pertinentes et remplit sa grille.
- Décideur
- Dispose de l'analyse et des informations nécessaires pour rendre et documenter une décision.
- Équipe de recherche
- Dépose son projet une fois et suit l'état des évaluations qui le concernent.
Avec ou sans éthique
Les Nagano Modules ne dépendent pas d'un comité d'éthique de la recherche. Ils s'utilisent avec ou sans processus d'évaluation éthique, pour tous les types de projets.
- Avec processus éthique
- Sans processus éthique
- Recherche fondamentale
- Innovation
- Différents types de projets
- Projets multicentriques